எக்செல் இல் எவ்வாறு வகைப்படுத்துவது?

உங்கள் தரவை ஒழுங்கமைக்க திறமையான வழியை நீங்கள் தேடுகிறீர்கள் என்றால், நீங்கள் சரியான இடத்திற்கு வந்துவிட்டீர்கள். இந்தக் கட்டுரையில், மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல்-ல் தரவை எவ்வாறு வகைப்படுத்துவது என்பதை ஆராய்வோம், இது ஒரு சக்திவாய்ந்த விரிதாள் பயன்பாடாகும், இது தனிநபர்கள் மற்றும் வணிகங்கள் தங்கள் தகவலை சிறப்பாக நிர்வகிக்கவும் பகுப்பாய்வு செய்யவும் உதவுகிறது. உங்கள் விரிதாளை அமைப்பது, உள்ளமைக்கப்பட்ட வகைப்படுத்தல் கருவிகளை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது மற்றும் உங்கள் சொந்த வகைப்படுத்தல் அமைப்பை எவ்வாறு தனிப்பயனாக்குவது போன்றவற்றை நாங்கள் படிப்போம். இந்த உதவிக்குறிப்புகள் மூலம், நீங்கள் விரைவாகவும் எளிதாகவும் உங்கள் தரவை அர்த்தமுள்ள வகைகளாக வரிசைப்படுத்தலாம், இதன் மூலம் நீங்கள் எக்செல் சக்தியை முழுமையாகப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம்.

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவது விரைவாகவும் எளிதாகவும் செய்யப்படலாம். தொடங்குவதற்கு, நீங்கள் வகைப்படுத்த விரும்பும் தரவைக் கொண்ட எக்செல் பணிப்புத்தகத்தைத் திறக்கவும். நீங்கள் வகைப்படுத்த விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுத்து அதை வலது கிளிக் செய்யவும். சூழல் மெனுவிலிருந்து வரிசைப்படுத்து என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கீழ்தோன்றும் மெனுவில், நீங்கள் வகைப்படுத்த விரும்பும் நெடுவரிசையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். தரவை வரிசைப்படுத்த சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். இப்போது, ​​உங்களுக்குத் தேவையான தரவை மட்டும் காட்ட, வடிகட்டி அம்சத்தைப் பயன்படுத்தலாம். வரிசைப்படுத்த நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த நெடுவரிசைக்கு அடுத்துள்ள கீழ்தோன்றும் அம்புக்குறியைக் கிளிக் செய்யவும். நீங்கள் வகைப்படுத்த விரும்பும் தரவுக்கான அளவுகோலைத் தேர்ந்தெடுத்து சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். உங்கள் தரவு இப்போது வகைப்படுத்தப்பட்டுள்ளது.

• வகைப்படுத்தப்பட வேண்டிய தரவைக் கொண்ட எக்செல் பணிப்புத்தகத்தைத் திறக்கவும்
• தரவைத் தேர்ந்தெடுத்து வலது கிளிக் செய்யவும்
• சூழல் மெனுவிலிருந்து வரிசைப்படுத்து என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
• வரிசைப்படுத்துவதற்குப் பயன்படுத்தப்படும் நெடுவரிசையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
• தரவை வரிசைப்படுத்த சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
• வரிசைப்படுத்தப்பட்ட நெடுவரிசைக்கு அடுத்துள்ள கீழ்தோன்றும் அம்புக்குறியைக் கிளிக் செய்யவும்
• நீங்கள் வகைப்படுத்த விரும்பும் தரவுக்கான அளவுகோலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
• வகைப்படுத்தப்பட்ட தரவைக் காண்பிக்க சரி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துதல்

தரவை வகைப்படுத்துவது தரவு பகுப்பாய்வு மற்றும் காட்சிப்படுத்தலில் ஒரு முக்கியமான படியாகும். மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல் தரவு பகுப்பாய்வுக்கான மிகவும் பிரபலமான நிரல்களில் ஒன்றாகும், மேலும் உங்கள் தரவை ஒழுங்கமைக்கவும் வகைப்படுத்தவும் உதவும் பல கருவிகளை வழங்குகிறது. இந்த வழிகாட்டியில், உங்கள் தரவை வகைப்படுத்த எக்செல் எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை விளக்குவோம்.

கடைசி பயனர் உள்நுழைவு சாளரங்கள் 7 ஐ முடக்கு

வகைப்படுத்துவதற்கு வடிப்பான்களைப் பயன்படுத்துதல்

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவதற்கான முக்கிய வழிகளில் ஒன்று வடிப்பான்களைப் பயன்படுத்துவதாகும். நீங்கள் குறிப்பிடும் அளவுகோல்களின் அடிப்படையில் தரவை விரைவாக வரிசைப்படுத்தவும் குழுவாகவும் வடிப்பான்கள் உங்களை அனுமதிக்கின்றன. எக்செல் இல் வடிப்பான்களைப் பயன்படுத்த, முதலில் நீங்கள் வடிகட்ட விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், தரவு தாவலுக்குச் சென்று வடிகட்டி கட்டளையைக் கிளிக் செய்யவும். இது வடிகட்டி அம்சத்தை இயக்கி, ஒவ்வொரு நெடுவரிசை தலைப்புக்கும் கீழ்தோன்றும் அம்புக்குறியைச் சேர்க்கும். நீங்கள் வடிகட்ட விரும்பும் அளவுகோல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம், மேலும் எக்செல் உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் உங்கள் தரவை விரைவாக வடிகட்டுகிறது.

வகைப்படுத்துவதற்கு பிவோட் அட்டவணைகளைப் பயன்படுத்துதல்

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்த மற்றொரு வழி பிவோட் அட்டவணைகளைப் பயன்படுத்துவதாகும். பிவோட் அட்டவணைகள் ஒரு சக்திவாய்ந்த கருவியாகும், இது பெரிய அளவிலான தரவை விரைவாக பகுப்பாய்வு செய்ய உங்களை அனுமதிக்கிறது. எக்செல் இல் பிவோட் அட்டவணையை உருவாக்க, முதலில் நீங்கள் பகுப்பாய்வு செய்ய விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், Insert தாவலுக்குச் சென்று Pivot Table கட்டளையைக் கிளிக் செய்யவும். இது PivotTable ஐ உருவாக்கு உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் பகுப்பாய்வு செய்ய விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுத்து பிவோட் அட்டவணையை உருவாக்கலாம். நீங்கள் பிவோட் அட்டவணையை குழுவாக தனிப்பயனாக்கலாம் மற்றும் பல்வேறு வழிகளில் தரவை வகைப்படுத்தலாம்.

வகைப்படுத்த சூத்திரங்களைப் பயன்படுத்துதல்

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்த நீங்கள் சூத்திரங்களையும் பயன்படுத்தலாம். எக்செல் பல சக்திவாய்ந்த சூத்திரங்களைக் கொண்டுள்ளது, அவை தரவை விரைவாக பகுப்பாய்வு செய்யவும் வகைப்படுத்தவும் உதவும். எடுத்துக்காட்டாக, குறிப்பிட்ட அளவுகோல்களின் அடிப்படையில் தரவை விரைவாகச் சுருக்க, IF, SUMIF மற்றும் COUNTIF செயல்பாடுகளைப் பயன்படுத்தலாம். தரவைத் தேடவும் வகைப்படுத்தவும் VLOOKUP மற்றும் HLOOKUP செயல்பாடுகளையும் பயன்படுத்தலாம்.

தரவைக் காட்சிப்படுத்த வரைபடங்களை உருவாக்குதல்

விளக்கப்படங்களை உருவாக்குவது எக்செல் இல் தரவைக் காட்சிப்படுத்தவும் வகைப்படுத்தவும் மற்றொரு வழியாகும். எக்செல் பல விளக்கப்பட வகைகளை வழங்குகிறது, அவை தரவை விரைவாகக் காட்சிப்படுத்த உதவும். எக்செல் இல் விளக்கப்படத்தை உருவாக்க, முதலில் நீங்கள் காட்சிப்படுத்த விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், செருகு தாவலுக்குச் சென்று விளக்கப்படம் கட்டளையை கிளிக் செய்யவும். இது Insert Chart உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அதில் நீங்கள் உருவாக்க விரும்பும் விளக்கப்படத்தின் வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். எக்செல் உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் விளக்கப்படத்தை உருவாக்கும்.

நெடுவரிசை விளக்கப்படங்களைப் பயன்படுத்துதல்

நெடுவரிசை விளக்கப்படங்கள் எக்செல் இல் மிகவும் பிரபலமான வகைகளில் ஒன்றாகும், மேலும் அவை தரவைக் காட்சிப்படுத்துவதற்கு சிறந்தவை. வகைகளில் மதிப்புகளை ஒப்பிடுவதற்கு அவை மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். எக்செல் இல் நெடுவரிசை விளக்கப்படத்தை உருவாக்க, முதலில் நீங்கள் காட்சிப்படுத்த விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், Insert தாவலுக்குச் சென்று, Column Chart கட்டளையைக் கிளிக் செய்யவும். இது நெடுவரிசை விளக்கப்பட உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் உருவாக்க விரும்பும் நெடுவரிசை விளக்கப்படத்தின் வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். எக்செல் உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் விளக்கப்படத்தை உருவாக்கும்.

பார் விளக்கப்படங்களைப் பயன்படுத்துதல்

பட்டை விளக்கப்படங்கள் நெடுவரிசை விளக்கப்படங்களைப் போலவே இருக்கும், ஆனால் வகைகளில் மதிப்புகளை ஒப்பிடுவதற்கு சிறந்தது. எக்செல் இல் பார் விளக்கப்படத்தை உருவாக்க, முதலில் நீங்கள் காட்சிப்படுத்த விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், செருகு தாவலுக்குச் சென்று பார் சார்ட் கட்டளையைக் கிளிக் செய்யவும். இது பார் விளக்கப்பட உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் உருவாக்க விரும்பும் பட்டை விளக்கப்படத்தின் வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். எக்செல் உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் விளக்கப்படத்தை உருவாக்கும்.

வகைப்படுத்துவதற்கு நிபந்தனை வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்துதல்

நிபந்தனை வடிவமைத்தல் என்பது ஒரு சக்திவாய்ந்த கருவியாகும், இது சில அளவுகோல்களின் அடிப்படையில் தரவை விரைவாக வடிவமைக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது. எக்செல் இல் தரவை விரைவாகக் கண்டறிந்து வகைப்படுத்த, நிபந்தனை வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தலாம். Excel இல் நிபந்தனை வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்த, முதலில் நீங்கள் வடிவமைக்க விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், முகப்பு தாவலுக்குச் சென்று, நிபந்தனை வடிவமைப்பு கட்டளையை கிளிக் செய்யவும். இது நிபந்தனை வடிவமைப்பு உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் வடிவமைப்பிற்குப் பயன்படுத்த விரும்பும் அளவுகோல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். எக்செல் உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் உங்கள் தரவிற்கு வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்தும்.

டேட்டா பார்களைப் பயன்படுத்துதல்

தரவு பார்கள் எக்செல் இல் மிகவும் பிரபலமான நிபந்தனை வடிவமைப்பில் ஒன்றாகும். கலங்களின் வரம்பில் மதிப்புகளை விரைவாகக் காட்சிப்படுத்த அவை உங்களை அனுமதிக்கின்றன. எக்செல் இல் டேட்டா பார்களைப் பயன்படுத்த, முதலில் நீங்கள் வடிவமைக்க விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், முகப்பு தாவலுக்குச் சென்று, நிபந்தனை வடிவமைப்பு கட்டளையை கிளிக் செய்யவும். இது நிபந்தனை வடிவமைப்பு உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் டேட்டா பார்கள் விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். எக்செல் உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் டேட்டா பார்களை உங்கள் டேட்டாவிற்குப் பயன்படுத்தும்.

வண்ண அளவுகோல்களைப் பயன்படுத்துதல்

வண்ண அளவுகள் எக்செல் இல் நிபந்தனை வடிவமைப்பின் மற்றொரு வகை. வண்ணங்களைப் பயன்படுத்தி கலங்களின் வரம்பில் மதிப்புகளை விரைவாகக் காட்சிப்படுத்த அவை உங்களை அனுமதிக்கின்றன. எக்செல் இல் வண்ண அளவீடுகளைப் பயன்படுத்த, முதலில் நீங்கள் வடிவமைக்க விரும்பும் தரவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், முகப்பு தாவலுக்குச் சென்று, நிபந்தனை வடிவமைப்பு கட்டளையை கிளிக் செய்யவும். இது நிபந்தனை வடிவமைப்பு உரையாடல் பெட்டியைத் திறக்கும், அங்கு நீங்கள் வண்ண அளவுகள் விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். உங்கள் தேர்வின் அடிப்படையில் எக்செல் உங்கள் தரவுகளுக்கு வண்ண அளவுகோல்களைப் பயன்படுத்தும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

Q1. எக்செல் இல் வகைப்படுத்துவது என்ன?

Excel இல் வகைப்படுத்துவது ஒரு விரிதாளில் தரவை ஒழுங்கமைப்பதற்கான ஒரு வழியாகும். பகுப்பாய்வு செய்வதையும் விளக்குவதையும் எளிதாக்கும் வகையில் தகவல்களை வெவ்வேறு வகைகளாக வரிசைப்படுத்துவது இதில் அடங்கும். நெடுவரிசைகள், வரிசைகள் அல்லது தேதிகள், பெயர்கள் அல்லது மதிப்புகள் போன்ற குறிப்பிட்ட அளவுகோல்களின்படி தரவை வரிசைப்படுத்துவது இதில் அடங்கும். தரவை வகைப்படுத்துவது உங்களுக்குத் தேவையான தகவலை விரைவாகக் கண்டுபிடிப்பதை எளிதாக்குகிறது மற்றும் தரவிலிருந்து முடிவுகளை எடுக்கிறது.

Q2. எக்செல் இல் தரவை எவ்வாறு வகைப்படுத்துவது?

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவது சில வெவ்வேறு வழிகளில் செய்யப்படலாம். வரிசை கட்டளையைப் பயன்படுத்துவது ஒரு விருப்பமாகும், இது ரிப்பனின் தரவு தாவலில் காணப்படுகிறது. நெடுவரிசை, வரிசை அல்லது தேதி, பெயர் அல்லது மதிப்பு போன்ற அளவுகோல்களின்படி தரவை வரிசைப்படுத்த இது உங்களை அனுமதிக்கிறது. கலங்களின் வரம்பில் தகவல்களை விரைவாக வடிகட்ட வடிகட்டி கட்டளையையும் நீங்கள் பயன்படுத்தலாம். நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட வகை மதிப்பு அல்லது தரவை விரைவாகக் கண்டுபிடிக்க வேண்டியிருக்கும் போது இது பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

Q3. எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவதற்கான சில குறிப்புகள் யாவை?

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்தும் போது, ​​தரவு தர்க்கரீதியாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்துவது முக்கியம். நீங்கள் பயன்படுத்தும் பிரிவுகள் தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்டுள்ளன என்பதை உறுதிப்படுத்துவதும் முக்கியம், இதனால் ஒவ்வொரு வகையும் எதைக் குறிக்கிறது என்பதைப் புரிந்துகொள்வது எளிது. கூடுதலாக, எல்லா தரவும் துல்லியமாக விரிதாளில் உள்ளிடப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்துவது முக்கியம், அது நம்பத்தகுந்த வகையில் வரிசைப்படுத்தப்பட்டு வடிகட்டப்படலாம்.

Q4. எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்த ஏதேனும் சிறப்பு கருவிகள் உள்ளதா?

ஆம், எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்த பல சிறப்புக் கருவிகள் உள்ளன. மிகவும் பிரபலமான கருவிகளில் ஒன்று பிவோட் டேபிள் ஆகும், இது பெரிய அளவிலான தரவை விரைவாக வரிசைப்படுத்தவும் பகுப்பாய்வு செய்யவும் பயன்படுகிறது. கூடுதலாக, பல எக்செல் ஆட்-இன்கள் கிடைக்கின்றன, அவை கூடுதல் அம்சங்களையும் தரவை வகைப்படுத்துவதற்கான செயல்பாட்டையும் வழங்குகின்றன.

சாளரங்களின் புதுப்பிப்பு தூய்மைப்படுத்தல் இல்லை

Q5. எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவதன் நன்மை என்ன?

எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவது பல நன்மைகளைக் கொண்டுள்ளது. உங்களுக்குத் தேவையான தகவலை விரைவாகக் கண்டறிவதையும், தரவுகளிலிருந்து முடிவுகளை எடுப்பதையும் இது எளிதாக்குகிறது. தரவு தெளிவான வகைகளாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டுள்ளதால், தரவை பகுப்பாய்வு செய்வதையும் விளக்குவதையும் இது எளிதாக்குகிறது. கூடுதலாக, தரவை வகைப்படுத்துவது, தரவுகளின் போக்குகள் மற்றும் வடிவங்களைக் கண்டறிவதை எளிதாக்குகிறது.

Q6. எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவதில் ஏதேனும் குறைபாடுகள் உள்ளதா?

ஆம், எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவதில் சில சாத்தியமான தீமைகள் உள்ளன. எடுத்துக்காட்டாக, விரிதாளில் தரவு துல்லியமாக உள்ளிடப்படவில்லை என்றால், தரவைத் துல்லியமாக வரிசைப்படுத்தி வடிகட்டுவது கடினமாக இருக்கும். கூடுதலாக, வகைகள் தெளிவாக வரையறுக்கப்படவில்லை என்றால், தரவை விளக்க முயற்சிக்கும்போது அது குழப்பத்திற்கு வழிவகுக்கும். இறுதியாக, தரவை வகைப்படுத்துவது நேரத்தை எடுத்துக்கொள்ளும், ஏனெனில் அதற்கு தரவை கைமுறையாக வரிசைப்படுத்தி வடிகட்ட வேண்டியிருக்கும்.

Excel இல் வகைப்படுத்துவது உங்கள் தரவை விரைவாக ஒழுங்கமைக்கவும், உங்கள் முடிவுகளின் துல்லியத்தை உறுதிப்படுத்தவும் ஒரு சிறந்த வழியாகும். சூத்திரங்கள், வடிப்பான்கள் மற்றும் வரிசைப்படுத்தும் விருப்பங்களைப் பயன்படுத்தி, நீங்கள் எளிதாக அர்த்தமுள்ள வகைகளை உருவாக்கலாம் மற்றும் தகவலறிந்த முடிவுகளை எடுக்க அவற்றைப் பயன்படுத்தலாம். சிறிது பயிற்சி மற்றும் பொறுமையுடன், எக்செல் இல் தரவை வகைப்படுத்துவதில் எவரும் நிபுணத்துவம் பெறலாம். சரியான கருவிகள் மற்றும் வழிகாட்டுதலுடன், நீங்கள் Excel இல் வகைப்படுத்தும் கலையில் தேர்ச்சி பெற்று அதை உங்கள் நன்மைக்காகப் பயன்படுத்தலாம்.